Het systeem draait. Nu het werk nog.
Het systeem is live, maar de beloofde efficiëntiewinst blijft uit. Schaduwadministraties bestaan nog steeds, afdelingen werken ieder op hun eigen manier en stuurinformatie vraagt nog altijd handmatige correcties.
Wij kijken niet alleen naar wat een systeem kan, maar vooral naar hoe uw organisatie ermee werkt. Vaak zit de grootste verbetering niet in nieuwe software, maar in het slimmer benutten van wat al beschikbaar is.
Samen brengen we processen, werkwijzen en systeemondersteuning weer met elkaar in balans. Zo krijgt u meer grip op de uitvoering, betere stuurinformatie en een beheersbare basis voor verdere groei.
Naast het systeem bestaat een schaduwadministratie — en niemand wil die als eerste weggooien.
Elke afdeling heeft het net iets anders ingeregeld, waardoor de cijfers niet kloppen als u ze samenvoegt.
Stuurinformatie klopt — maar pas nadat iemand er handmatig een slag overheen heeft gedaan.
Een simpele mutatie kost nog steeds vijf handelingen — net als vóór de implementatie.
Herkenbaar? Dan zit de oplossing waarschijnlijk al in uw systeem.
Organisaties investeren in systemen en verwachten dat de voordelen vanzelf volgen. In de praktijk gebeurt dat zelden. Functionaliteit blijft onbenut omdat processen niet zijn aangepast, werkwijzen verschillen tussen afdelingen of gebruikers onvoldoende zijn meegenomen in de verandering.
Wij zoeken die winst niet in extra software of aanvullende licenties, maar in het beter benutten van wat al aanwezig is. Door processen, mensen en systemen beter op elkaar aan te laten sluiten, ontstaat meer grip op de uitvoering en wordt verbetering duurzaam geborgd.
Verbetering begint bij gebruik, niet bij functionaliteit.
Een proces werkt pas goed als niemand er meer omheen hoeft te werken.
Betrouwbare stuurinformatie begint bij een goed ingericht proces.
Van procesanalyse tot geborgde stuurinformatie: wij ondersteunen organisaties bij het verbeteren van processen, werkwijzen en systeemgebruik. Soms gaat het om een gerichte verbeterslag. Soms om een bredere herinrichting na een implementatie die niet het gewenste resultaat heeft opgeleverd.
Ons doel is steeds hetzelfde: meer grip, betere stuurinformatie en een beheersbare organisatie die optimaal gebruikmaakt van de mogelijkheden van het systeem.
Procesverbetering begint niet met een adviesrapport. Het begint met inzicht in hoe processen en systemen vandaag worden gebruikt. Waar lopen medewerkers vast? Waar ontstaan workarounds? En waar blijft de verwachte efficiëntiewinst uit?
In vijf praktische stappen brengen we processen, mensen en systemen weer met elkaar in balans. Iedere fase levert een concreet resultaat op dat direct bijdraagt aan meer grip, betere stuurinformatie en duurzame borging.
U krijgt inzicht in waar processen vastlopen, waar workarounds ontstaan en welke verbeteringen de meeste impact opleveren. We combineren data-analyse met gesprekken met de mensen die dagelijks met het systeem werken.
Inzicht in knelpunten en grip op de belangrijkste verbeteracties.
Op basis van de diagnose brengen we systeeminrichting, werkafspraken en verantwoordelijkheden weer met elkaar in balans. Daarbij werken we binnen het bestaande systeem, zonder onnodige investeringen in nieuwe software of licenties.
Een systeem dat aansluit op de werkelijke processen.
Samen met gebruikers brengen we de nieuwe werkwijze direct in de praktijk. Niet vanuit een presentatie, maar vanuit het dagelijkse werk. Zo ontstaat draagvlak én een aanpak die daadwerkelijk wordt toegepast.
Afdelingen die de nieuwe werkwijze begrijpen en toepassen.
We richten dashboards en rapportages in op basis van de informatie die leidinggevenden en proceseigenaren nodig hebben om te sturen.
Betrouwbare stuurinformatie waarmee de organisatie grip houdt op de uitvoering.
Werkafspraken worden vastgelegd, eigenaarschap wordt belegd en een periodieke reviewstructuur wordt ingericht. Zo kan de organisatie zelf blijven verbeteren en tijdig bijsturen wanneer processen beginnen af te wijken.
Een organisatie die zelfstandig stuurt, verbetert en borgt.
Wanneer processen en systemen ook na dit traject verder moeten worden ontwikkeld, ondersteunen wij ook bij kennisontwikkeling, veranderkracht en het versterken van de beheerorganisatie.
Ontdek Kennisontwikkeling & veranderkrachtGreen Rock Consulting heeft zich gericht op het optimaliseren van 15 e-HRM-processen, met als doel de (wetenschappelijk) leidinggevenden een ondersteunende en...
De opdracht was gericht op het in staat stellen van een universiteit om kwantitatieve data te blijven leveren voor onderzoeksevaluaties, met betrekking tot de...
Bekijk onze cases of plan een verkennend gesprek over uw mogelijkheden voor procesverbetering en optimalisatie.
Processen die in het systeem worden uitgevoerd, niet daarnaast of eromheen.
Stuurinformatie waarop u kunt vertrouwen, zonder handmatige correcties.
Medewerkers die het systeem gebruiken als hulpmiddel in hun werk, niet als obstakel.
Meer grip op processen, verantwoordelijkheden en resultaten.
Betrouwbare rapportages voor management, controller en accountant.
Minder afhankelijkheid van Excel-lijsten, schaduwadministraties en individuele oplossingen.
Geen onnodige investeringen in nieuwe licenties of vervolgprojecten wanneer de verbetering al in het huidige systeem aanwezig is.
Schaduwadministraties die de werkelijkheid vertekenen.
Handmatige correctierondes voordat cijfers bruikbaar zijn.
Verschillende werkwijzen tussen afdelingen voor hetzelfde proces.
Onduidelijkheid over eigenaarschap en verantwoordelijkheden.
Onbenutte functionaliteit waarvoor al is betaald.
Het gevoel dat het systeem niet ondersteunt wat de organisatie nodig heeft.
We starten met een gebruiksanalyse. Daarbij kijken we hoe het systeem daadwerkelijk wordt gebruikt, waar workarounds ontstaan en welke handmatige correcties nodig zijn. Dat levert al in de eerste fase inzicht op in de belangrijkste knelpunten én de grootste verbeterkansen.
Een leverancier kijkt primair naar het systeem. Wij kijken naar de samenhang tussen processen, mensen en technologie. De vraag is niet alleen wat een systeem kan, maar vooral waarom het in de praktijk niet wordt gebruikt zoals bedoeld. Daardoor ligt de oplossing vaak in procesafspraken, inrichting of begeleiding, niet in extra functionaliteit.
Dat hangt af van de omvang van het vraagstuk. Een gerichte verbeterslag binnen één domein kan vaak binnen enkele weken worden uitgevoerd. Gaat het om meerdere processen of afdelingen, dan bepalen we na de diagnose samen een realistisch verbeterpad met duidelijke prioriteiten.
Meestal niet. In veel organisaties zit de grootste winst in beter gebruik van bestaande functionaliteit, duidelijkere werkafspraken en betere borging van processen. Als uitbreiding of vervanging toch nodig blijkt, maken we dat onderbouwd en transparant inzichtelijk.
Elke organisatie en situatie is anders. Daarom starten we altijd met een verkennend gesprek. Op basis van de aard, omvang en complexiteit van het vraagstuk geven we vervolgens een concrete inschatting van de benodigde inspanning en investering.
De oplossing zit vaak dichterbij dan gedacht. Vertel ons waar processen vastlopen, waar handmatig werk blijft bestaan of waar stuurinformatie tekortschiet. Wij kijken eerst naar de oorzaak en pas daarna naar de oplossing.
NL 
EN 
